某大型科技公司因员工在外发邮件中不小心泄露了一份与新产品研发相关的机密文件，导致该产品的技术细节被竞争对手快速掌握。

结果，原本准备在市场上独占鳌头的公司不得不紧急调整策略，竞品迅速上市并赢得了市场份额。这个案例不仅让公司损失惨重，也引发了对文件外发管理和监控的新一轮重视。

为了避免类似事件的发生，企业需要有效实施文件外发追踪与监控。以下是四种可实现文件外发记录监控的方法，保护你的文件安全。

方法一：数据丢失防护（DLP）系统

数据丢失防护（DLP）系统是一种重要的技术措施，通过监控和管理敏感信息的流出，防止数据泄露。

DLP 系统能够实时监测公司内部的文件传输情况，包括电子邮件、文件共享、打印等行为。

方法二：安企神系统

安企神是一款专注于网络安全与信息保护的综合性解决方案，其在文件外发监控方面表现尤为突出。

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特点与实现方式：

全面监控：提供详尽的外发记录和操作日志，便于后续的审核与监督，实时监控企业内部所有文件的使用和外发情况，确保每一次操作都有迹可循。

①文件操作记录:

②文件外发记录：

③USB文件操作记录：

灵活的权限控制：系统允许根据不同的用户角色配置不同的权限，确保只有在授权的情况下才能访问和外发敏感文件。

外发管控：具备精细的外发管控功能。

①禁止指定程序外发文件。

②外发需审批，对允许外发的文件设置打开次数与有效期天数等权限。

高效的数据加密：可以采用AES-256先进加密算法对数据进行透明加密，敏感信息在传输与存储过程中均可进行加密，避免数据在外发过程中遭遇泄漏的风险。

通过使用该系统，企业不仅能够实现对文件外发的实时监控，im钱包官网下载更能在日常管理中提升信息安全性，避免因泄露造成的潜在损失。

方法三：用户行为分析（UBA）

用户行为分析（UBA）是一种通过监测用户在系统中的行为模式，积极识别潜在的异常活动的技术。这种方法不仅能发现直接的外发行为，还能通过行为模式分析，预警可能的泄露风险。

如何实现：

建立基准线：首先要确定每个用户正常的操作模式，包括文件访问、编辑和外发的频率和习惯。

异常检测：通过机器学习技术，UBA系统能够识别出用户不寻常的活动，例如异常的大量文件下载或不同寻常的外发时间。

实时反应：一旦识别到异常行为，系统将立即发出警报并进行相应阻止措施。

方法四：电子邮件监控与审计

电子邮件往往是机密文件外发的主要渠道，因此，对其进行监控与审计是确保信息安全的重要环节。企业可以借助邮件监控系统，实时追踪所有发送出的邮件内容和附件。

如何实现：

邮件内容过滤：系统能够扫描邮件中的附件和正文，识别其中是否含有敏感信息，并设定为需要监控的范围。

邮件记录保留：所有发送的邮件都被记录和保留，方便后续审计和复查。

警报机制：如果发现存在外发敏感信息的行为，系统立刻发出警报，通知相关人员处理。

以上就是小编为您分享的全部内容啦，还有更多想要了解的欢迎评论或私信哦！

小编：闫闫